ГЛАВА 14РЕАЛИЗАЦИЯ:КАК ОТСЮДА ПОПАСТЬ ТУДА


ИЗМЕНИМ СТАТУС-КВО
МУРАВЬИ В КОСМОСЕ
Световой год —это термин, который применяется для обозначения расстояний в космосе и означает расстояние, которое можно преодолеть за один календарный год при полете со скоростью света. Поскольку скорость света составляет примерно 300 ООО километров в секунду, световой год равняется примерно 9 460 ООО ООО ООО километров. Даже сол-нечный свет достигает Земли только через восемь минут.

Вообразите себя муравьем, который находится на одном краю резинового коврика. Чтобы попасть на другой конец, есть только один путь: пересечь поверхность коврика и добраться до противоположного края. Но представьте теперь, что коврик изогнут
Понятно, что отправиться в путешествие сквозь галактики — значит бросить вызов природе, ведь оно продлилось бы куда дольше, чем могут прожить члены команды. Однако если верить ученым, это заявление истинно лишь в применении к трехмерному пространству.
буквой U. Будучи муравьем и не имея представления о третьем измерении, вы все равно будете вынуждены проделать тот же путь по всей длине коврика, спуститься на дно буквы U, а затем вновь подняться, на противоположный край. Муравей, однако, не знает, что прыжок из точки А в точку В был бы куда проще и действеннее. В этом многие специалисты по квантовой физике вицят разгадку секрета космических путешествий: вместо того чтобы пересекать пространство по горизонтали, нужно научиться видеть га-лактические окрестности в другом измерении — и кратчайший путь, возможно, окажется не таким уж длинным.
Однако вернемся на Землю. Аналогия с резиновым ковриком понадобилась, чтобы предложить кратчайшие пути реализации идей, полученных из этой книги. Реализация предполагает использование на практике; кроме того, реализация невозможна без перемен в сознании и поведении людей. И с практикой, и с переменами могут возникнуть существенные трудности, поскольку и то и другое бросает вызов привычному стилю работы («так всегда делалось»). Если совещания в основной своей массе — бесцельная трата времени (как утверждают многие), измените методы их проведения. Если коллеги или клиенты рассчитывают, что вы будете делать три дела одновременно — измените их представление о ваших возможностях. Если дорога на работу превращается в ежедневный кошмар — смените маршрут или транспорт, которым вы добираетесь. Вероятно, самое сложное во внедрении новых привычек — убедить коллег, клиентов, менеджеров и родных согласиться с необходимостью этих привычек и принять их. Страх ухудшить ситуацию или показаться смешным — это серьезное препятствие в реализации действенных методов на практике.
Предлагаемые автором методы дадут вам силы освободиться от статус-кво двухмерного резинового коврика, чтобы найти новые пути для достижения целей и овладеть упреждающим мышлением. Если вы председательствуете на очередном совещании — начните применять организационные методы, о которых прочитали в книге. Если не вы будете вести совещание, найдите председателя и спросите у него: «Где повестка дня? Кто хронометрист совещания? Кто приглашен?»
Если вы хотите добиваться за день большего — обратитесь к методам I-образного распорядка дня и «краеугольного времени», однако прежде непременно ознакомьте окружающих с сутью этих понятий и теми выгодами, что они несут не только вам, но и людям, с которыми вы работаете.
Составьте приветствие голосовой почты по нашей методике, с помощью которого, даже если вы этого никогда раньше не делали, вы сможете удовлетворить некоторые запросы и чаяния звонящих, не жертвуя своими драгоценными минутами.
ПЕРЕМЕНЫ И ПЕРЕХОДНЫЙ ПЕРИОД
Людям свойственно бояться нового. Они предпочитают сохранить то, что имеют. «Пусть данная система и не идеальна, — го-ворят они, — зато мы знаем, как она работает». Такова природа человека. Какой смысл высовываться, если и здесь безопасно?
И вместе с тем люди — новаторы по сути своей. Мы экспериментируем, мы учимся. Так что в нашей большой «корпоративной деревне» действуют обе силы: и страх нового, и тяга к экспериментам.
Когда в коллектив внедряют новые методы, они зачастую проваливаются, поскольку перемены (новое мероприятие, новая концепция) людям пытаются навязать без переходного периода — внутреннего процесса психологической переориентации, через которую придется пройти каждому члену коллектива.
Предположим, в фирме внедряют метод пятидесятипяти- минутного совещания. Инициаторы нововведения концентрируют внимание на том, чтобы перемены совершились,
4-BW
а не на том, чтобы люди к ним привыкли. «С сегодняшнего дня, — заявляют инициаторы, — совещания будут длиться ровно пятьдесят пять минут, за временем будет следить хронометрист, а председатель обязан не позднее чем за сутки распространить повестку дня».
Так ничего не выйдет. Новый метод провалится.
Люди должны отвыкать от прошлого постепенно. Возможно, они побаиваются нового метода и хотят, чтобы все оставалось по-прежнему. («Вас на фирме еще не было, а совещания проходили так, как сейчас».) Возможно, они и пойдут за вами, но против собственной воли, зорко следя за вами («Только после вас» — знакомое поведение, не правда ли?)
Переходный период понадобится вашим коллегам, чтобы лично вникнуть в суть нового метода и оценить его преимущества. Вот почему в этой книге так много внимания уделяется влиянию, приучению и отдаче. Основная наша забота — душевный комфорт людей.
Способность адаптироваться — наиболее важное качество успешных руководителей.
Уоррен Беннис
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ СОВЕЩАНИЕ
Совещания, где поднимаются вопросы организации производства, предоставляют отличную возможность предложить новый метод работы, поскольку здесь вы можете и описать его, и обсудить, и выслушать возражения и замечания, после чего наме-тить план его внедрения. Производственные совещания — это ваш шанс реализовать на практике метод коллективного приучения. Ваши коллеги привыкнут к мысли о переменах, а вы будете в курсе их сомнений и тревог. Обеспечьте достаточное количество времени. Собираете ли вы коллектив специально для ознакомления с новшеством или же оно будет лишь одним из пунктов совещания, убедитесь, чтобы ему уделили должное внимание и время.
Опишите нововведение в общих чертах. Что именно вы хотите изменить?
Сообщите о причинах. Почему перемены понадобились именно сейчас? Почему они вообще понадобились?
Перечислите преимущества нововведения. Донесите до сотрудников, клиентов и прочих присутствующих на совещании, какие выгоды они получат от использования нового метода.
Приведите результаты исследований или примеры, подтверждающие ваши доводы. Полная неизвестность пугает. Людям необходимы доказательства того, что предлагаемый метод уже кем-то опробован и принес результаты.
Выслушайте все встречные замечания, как положительные, так и отрицательные. Вслух высказывая свои опасения и возражения, люди делают первый шаг к тому, чтобы принять новый метод и взять на вооружение. Кстати говоря, этот момент совещания наиболее эффективен, если повестку дня распространяют заранее (в соответствии с правилами проведения пятидесятипятиминутного совещания, описанными в главе 8). У участников будет достаточно времени на то, чтобы справиться с эмоциями.
Предложите пилотный проект. Иногда лучше предложить новшество как пробный вариант, успокоив тем самым участников совещания: они будут знать, что если ничего не выйдет, можно вернуться к испытанному методу. «Путь мнимого отступления» применим при внедрении новых методов, так как он удовлетворяет потребностям людей в душевном ком-форте.
Составьте план действий с конкретными сроками. Про-демонстрируйте схему работы нового метода. К примеру, в фирме решено ввести «краеугольное время». Как это отразится на совещаниях, ответах на звонки клиентов и т. д.? Если на «краеугольное время» сотрудников отвести период с 9.00 до 12.00, а совещания назначать с 13.00 до 16.00, методика может сработать.
• Наметьте контрольные сроки и обзорные встречи. Запустить новшество в коллектив — это еще не все. Вашим сотрудникам необходимо постоянно делиться друг с другом успехами или сообщать о проблемах, связанных с новым методом. Производственные совещания — коллективные или с глазу на глаз с вашим менеджером — должны обеспечивать возможность такого обмена мнениями. Кроме того, без контроля за ходом привыкания к новому методу возрастает шанс возвращения к старым привычкам.
ОБРАЗЕЦ ДЛЯ ПОДРАЖАНИЯ
Ничто так не способствует успеху, как пример успеха. Найдите в коллективе пример дня подражания — кого-нибудь из сотрудников, кто успешно пользуется новым для остальных методом. Пригласите этого человека на совещание, где собираетесь предложить нововведения, или хотя бы попросите объяснить, почему он счел удобным работать именно так. Если вы хотите научить чему-то новому взрослого человека, вам придется постараться, чтобы он самостоятельно пришел к нужным решениям.
ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ ФУНДАМЕНТ: ЗДАНИЕ НАСКАПЕ
Принципы организации времени, предложенные в этой книге, вовсе не трудны для применения и не революционны. Они основаны на простых методах планирования, общения и работы. Разумеется, они требуют определенного времени и сил. Чтобы люди поверили в вашу новую концепцию работы, их нужно убедить. Однако как любой удачный вклад, ваши усилия принесут вам доход существенно больший, чем начальные затраты. В противном случае не стоило и начинать. Камень вот уже тысячи лет используется в качестве прочного строительного материала. Из него строили все, от фундамента до башенок. Вместе с тем камень можно обрабатывать, можно придавать ему нужную форму. Он служит как для поддержки, так и дня украшения.
Коренная порода, к примеру, — это скальный слой, который находится сразу под почвой и на котором можно без опасений возводить большие здания. Без этого природного фундамента строение постепенно осело бы.
Эмоциональный фундамент в нашей концепции — это внутреннее убеждение, что мы поступаем правильно, что те методы (такие как управление проектами), которые положены в основу этой книги, проверены временем и надежны. Это непоколебимое убеждение поддерживает нас на пути вперед, к переменам и успеху.
Когда вы сочтете нужным объяснить менеджеру, почему вам необходимо «краеугольное время», или почему вы считаете сроки проекта недостаточными, или почему настаиваете, чтобы совещание начиналось и завершалось точно в установленное время, опирайтесь на этот эмоциональный фундамент убежденности, на этот скальный слой понимания, что методы этой книги верны и работают.
Если нужно, напомните менеджеру, что вы союзники. Ваша совместная цель — повышение продуктивности без лишних затрат. Вы также можете напомнить менеджеру (и себе), что не одиноки. Сознательный, мудрый и хладнокровный подход к управлению временем уже помог сотням тысяч профессионалов делового мира добиться успеха в очень многих сферах: повысить продуктивность, снизить заболеваемость сотрудников и текучесть кадров, повысить боевой дух коллег, качество общения, менеджмента, обслуживания клиентов и, конечно, не в последнюю очередь — укрепить финансовое положение фирмы.
СТРОИМ ЛЕСТНИЦУ
Куда проще подниматься по лестнице, чем по отвесной стене. Точно так же успеха в реализации новых методов проще до- стичь, если внедрять их постепенно, чем если пытаться навязывать моментальные перемены.
К реализации любого из методов управления временем, который вы решите взять на вооружение, лучше идти шаг за шагом. Ваш инструктор в тренажерном зале наверняка подтвердит, что секрет успешных тренировок, особенно если вы новичок в спорте, кроется в том, чтобы начинать с небольших нагрузок (поднимать меньший вес, бежать меньшие дистанции, меньше делать подходов) и постепенно их наращивать, шаг за шагом продвигаясь к победе.
Если вы завтра появитесь в офисе и приметесь за кардинальные перемены, то, скорее всего, встретите сопротивление коллектива, и не потому, что ваши идеи будут приняты в штыки как неверные, а потому, что они отличаются от привычного хода вещей. Подобное сопротивление может отрицательно сказаться и на вас: вы упадете духом, откажетесь от очередной хорошей идеи, задвинете очередную книгу подальше в шкаф.
Так что начинайте с малого. Двигайтесь вперед медленно и постоянно общайтесь с коллегами, делитесь с ними успехами, повышая престиж нового метода в их глазах.
К вам лично это тоже относится. Даже если сразу вы оценили достоинства нашей концепции организации времени и уже рветесь в бой, чтобы реализовать ее на практике, — лучше все-та- ки соблюдать принцип постепенности. Прикиньте, насколько загружен ваш график на следующий месяц. Если работы очень много, начинайте с незначительных перемен, но не с таких глобальных, как время возможностей или регулярных 1-образного планирования и I-образного обзора. Зато вы вполне можете наметить их на будущий месяц, а до тех пор день за днем добиваться меньших побед, чтобы привыкнуть защищать свое время от внешних и внутренних помех.
ИЗМЕРЯЙТЕ И ПРОВЕРЯЙТЕ
В строительстве здания из камня мастер использует различные инструменты, включая отвес, для того чтобы проверять и убеждаться, что он укладывает камни строго перпендикулярно и в со- ответствии с планом. Делается это не единожды, но на протяжении всего строительства.
Процесс внедрения новых методов требует того же подхода. Ни в коем случае не забывайте измерять и проверять. Как понять, что вы в чем-то добились успеха? Только одним способом: сравнением. А как можно сравнить с чем-нибудь ваши достижения, если вы не отвели на это время? Для того и существует I-образный обзор — это время для непрерывного совершенствования. И контрольные встречи коллектива необходимы для активного поиска дополнительных преимуществ и обмена мнениями: какие из методов организации времени вам подходят, какие не подходят, а какие нужно доработать. Именно поэтому даже самые успешные спортсмены постоянно тренируются, потому что совершенствование остается для них главной целью, несмотря на все их достижения.
ПРИОБРЕТАЕМ ПРИВЫЧКИ: ПРАВИЛО ДВАДЦАТИ ОДНОГО ДНЯ
РОГАТКА
Если в детстве вы когда-нибудь мастерили рогатку из у-образной деревяшки и резинки, то вам известен один простой факт: чтобы запустить что-либо вперед, сначала нужно потянуть назад. Чтобы это самодельное оружие выстрелило, нужно сделать шаг назад, т. е. оттянуть назад резинку, и лишь потом запустить «снаряд» вперед.
Для того чтобы воспользоваться практическим планом, чтобы отвоевать свое время, чтобы влиять на окружающих, сначала необходимо сделать несколько шагов назад: разработать план, объяснить его, убедить коллектив, воздействовать на коллег. Одни шаг назад обеспечит вам впоследствии много шагов вперед. В противном случае ваш план — ваш «снаряд» —упадет у ваших ног.
От восприятия идеи до превращения ее в привычку проходит двадцать один день. И в этом кроется еще одна причина неудавшихся нововведений: у людей не хватает терпения. Двадцать один день — это полный рабочий месяц, четыре пятидневные рабочие недели. Вот почему мы предлагаем методы пилотного проекта и контрольных встреч коллектива. Возможно, для внедрения нового стиля работы вы сообща выберете более спокойный месяц (если в рабочем году вообще такой есть). Вспомните метод резервных событий из главы 3. Внесите «краеугольное время» и все этапы I-образного распорядка дня в свой календарь на будущее. Пусть даже потом вам придется их подредак-тировать, эти методы будут вас ждать.
СИЛА ПРИВЫЧКИ
Коллектив ознакомился с вашими идеями и воспринял их? Теперь дайте новым методам устояться. Цементный раствор тоже не сразу скрепляет уложенные камни. Сейчас на вас будет работать стремление людей к ритму в жизни, к сохранению привычек. Эта их черта будет способствовать установлению определенного хода событий, привыканию к ежедневному 1-образному обзору или «краеугольному времени».
Привычки не только превращают какие-то действия в постоянные, они, как известно, воздействуют на настроение людей. Самые первые ваши привычки (как вы ели, играли, спали в мла-денчестве) и заложили основу вашего характера. Привычные, повторяющиеся действия рождают ощущение безопасности. Энергия и энтузиазм проявляются прежде всего по отношению к действиям запланированным и ожидаемым, словом, привычным. А физические реакции в свою очередь обеспечат приток ментальной энергии, необходимой для достижения наивысшей продуктивности.
217
РЕАЛИЗАЦИЯ
А< ОЇСЮДА ПОПАСТЬ ІУДА
В личном плане начните с приобретения привычки здорового сна, затем добавьте привычку правильно питаться и ежедневно тренироваться. К этим полезным действиям ваше тело привыкнет и будет стремиться повторять. Вы очень скоро ощутите пользу этих действий: станете выносливее, энергичнее, улучшатся пищеварение, сон, общее самочувствие, даже внешность, а следовательно, вы будете работать продуктивнее и качественнее.
Используя методы из главы 3, наметьте как можно больше недель вперед, чтобы эти действия стали привычной частью вашего календаря, а затем стали воздействовать на окружающих.
СОСТАВЬТЕ ПИСЬМЕННЫЙ ПЛАН
Следуйте примеру архитектора, который не приступит к стро-ительству здания, предварительно не сделав чертеж. Ваш план тоже должен существовать на бумаге (или на экране монитора). Как уже было сказано, туманные концепции не выдерживают конкуренции с реальными, поскольку их невозможно контролировать и при необходимости изменять.
Вы никогда не обращали внимания, как много проблем можно решить, всего лишь рассказав о них подробно собеседнику? Считайте свой план таким собеседником. Вы можете «вы-сказать» ему свои мысли — и тогда сами поставите диагноз и оп-ределите пути решения многих проблем.
Перенесите свой план на бумагу или в компьютер. Когда вы увидите свои новые привычки в реальном плане, они и превратятся для вас в реальность. Что бы это ни было — 1-образный распорядок дня или долгосрочный план на пять лет вперед — это ваша схема успеха.
КРЕДИТНАЯ КАРТОЧКА У вас есть кредитка с крупной суммой, и вы ежемесячно делаете минимальные выплаты, скажем 100 долл. Что, по сути, происходит? Каждый месяц вы лишаетесь 1 00 долл., погашая долг, который продолжает расти. Ведь если эти 1 00 долл. составляют только проценты на кредит, то вы ни на шаг не приближаетесь к цели избавления от долга. Пусть эти 100 долл. олицетворяют вашу креа-тивную энергию — энергию, которую можно было бы ис- пользовать, чтобы просто хорошее интервью превратить в победное, просто хорошее предложение — в гениальное, просто хорошую отметку на экзамене — в высшую. Пока ваша творческая энергия используется лишь на то, чтобы поспеть за текущими задачами, считайте, что вы лишь оплачиваете проценты кредита, но не используете свою креативную энергию в полную силу на то, чтобы превращать ваши мысли, планы и действия из вполне достойных в выдающиеся.
Чтобы освободить эту энергию, необходимы перемены. Необходимо немедленно избавиться от любых долгов. Поначалу цель будет казаться очень далекой. Новый стиль жизни будет выглядеть слишком отличным от прежнего, перемены слишком радикальными, преимущества слишком расплывчатыми. Вот почему многих людей постигает неудача. Помните: преимущества есть, они непременно начнут проявляться — вначале медленно, но все заметнее с каждым днем, ведь ваши долги уменьшаются, а возможности растут. Успеха можно достичь, нужно лишь делать шаг за шагом.
П О Л И Т И КА ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ
Политика открытых дверей в компаниях — одна из наиболее распространенных и исполненных благими намерениями. Работаете ли вы в настоящем кабинете или ваше рабочее место — часть офиса открытого типа, от вас требуется полная и постоянная доступность для коллег. К сожалению, хорошее зачастую превращается в свою противоположность. Политика открытых дверей, которую проводят в течение всего рабочего дня, превращает людей в безвольных личностей, не имеющих ни малейшего контроля над своим временем и поступками. Людям беспрерывно мешают работать, из-за чего они вынуждены жертвовать личным временем. Нужно найти золотую середину: скажем, 80% рабочего дня двери действительно открыты для всех, но 20 % времени они за- крыты. В эти 20% («краеугольное время») вы можете работать без помех.
Концепция «краеугольного времени» подробно описана в главе 6, так что мы не станем повторяться. Но как ввести урезанную политику открытых дверей? Предложить эту идею тем, кому она наиболее выгодна, — своим подчиненным и менеджерам, и постепенно внедрять перемены в жизнь.
Такое постепенное развитие событий позволит вам изменять статус-кво медленно, но верно, а значит, единственное, что может стать преградой на пути к успеху в управлении временем, — это вы сами.
<< | >>
Источник: СТИВ ПРЕНТИС. ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ТДЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. 2О07

Еще по теме ГЛАВА 14РЕАЛИЗАЦИЯ:КАК ОТСЮДА ПОПАСТЬ ТУДА:

  1. Кому звонить? Как попасть на радио
  2. Поворот не туда
  3. Екатерина Минаева. Мужчина и женщина. Несколько способов не попасть в ловушку семейной жизни, 2010
  4. Поворот не туда. Часть третья
  5. Поворот не туда. Часть вторая
  6. Глава 3. Как учитываем
  7. Глава 5. Как отчитываемся?
  8. Глава 9. Как вы будете работать
  9. Глава 10. А как насчет людей
  10. Глава 11. Как реализовать план