ГЛАВА 1 1ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ


Удар в гольфе непременно должен быть доведен до конца. Ни в коем случае нельзя тормозить, если вы уже размахнулись клюшкой и ударили по мячу — это может быть опасно и болезненно. То же правило применимо и в мире управления проектами: с отправкой товара клиенту проект не заканчивается. Из главы 3 мы уже знаем, что финальный этап проекта предполагает определенные заключительные действия, даже если уже пора приступать к следующему проекту. Учтите, что последний штрих применительно к вашему рабочему пространству означает «убрать на место», а не «отодвинуть в сторону». Тридцать секунд, потраченные на регистрацию, — это и есть финальный этап конкретного мини-проекта. Иными словами, когда закончена задача А и прежде чем началась работа над задачей Б:
вы складываете документы в папки;
папки убираете в шкафы;
компьютерные файлы заносите в папку, соответствующую данному проекту;
электронную корреспонденцию из папки входящих заносите в почтовую папку данного проекта.
ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ
Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и ка-лендарь иметь только один для всех событий. Не может человек находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памятки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы по разным. • Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается масса листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к подобным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и сумочки или растут горой на краю стола, поскольку информация на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подобных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие дня рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информацию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть завершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать к другим делам.
Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки в свою записную книжку или электронный список контактов и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте, что требуется сделать: отправить документ, который вы пообещали новому деловому знакомому, или позвонить через шесть месяцев?
Цветные стикеры для памяток. Информацию с листочков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это явление, называемое переменной слепотой, прямо противо-положно непреодолимому желанию ответить на новый имейл (см. главу 2). Нервная система человека реагирует на перемены в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется. Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора, а пустяковая задача так и не будет выполнена.
Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и забыть о нем, — и добавляете его к груде бумажек где-нибудь в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок платежа в свой календарь (учтите только время, которое потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету) и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся информация, связанная с чеком, становится частью вашего рабо- чего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки на вашем столе./>Выберите тот способ поддержания порядка, который вам больше подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем распоряжении масса великолепных прикладных программ персонального информационного менеджмента (PIM). Если же вы любитель ежедневников — выбирайте по вкусу. Ладонные КПК (карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны.
Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля, хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребованной на краю вашего рабочего стола. Потерпев неудачу, люди, как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно, не гожусь». И конечно, расстраиваются.
Чтобы система работала, она должна соответствовать вашему складу ума и характера. Подыщите средство на свой вкус.
Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении проектами существует контрольный этап? Потому что в жизни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета (как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление плана — это необходимая часть управления проектами, а не на-вязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.
Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных компьютерного списка контактов равносильна убийству огромного количества времени. А ведь предотвратить это «преступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную любезность — сию же секунду внесите в свой ближайший график задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год копируйте свой календарь и список контактов. При пользовании обычным ежедневником с той же регулярностью делайте фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонни- ка должна храниться также и на жестком диске компьютера. Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, когда грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой жизни.
Система планирования и поиска должна охватывать все моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбрали (ежедневник или электронный календарь), она должна обеспечивать следующее:
следить за вашими встречами;
хранить список контактов;
показывать I-образный распорядок дня и список неотложных дел;
переносить невыполненные пункты списка неотложных дел на следующий день;
предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;
отражать последовательную хронологию событий вашей деловой жизни: клиенты, проекты, задачи;
напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юбилеи);
указывать на совпадающие по времени встречи и приближа-ющиеся сроки сдачи проектов;
подсчитывать время, оставшееся до предельного срока исполнения проектов;
напоминать о необходимости запланировать дополнительные и завершающие действия по проекту;
предоставлять возможность изменений в графике работ и распорядке дня;
напоминать о необходимости регулярного дублирования ин-формации.
170
ПАВА t 1
АЯ И ТАК ВСЕ ПОМНЮ-ЧЕМ ПЛОХО?
Некоторые люди гордятся своей способностью удерживать в голове большой объем информации безо всяких там календарей и ежедневников. Но представьте себе только, чего могли бы достичь эти люди, если бы их несомненные таланты были направлены на выполнение серьезных задач, а не на запоминание повседневной рутины? Кратковременная память, как уже говорилось в главе 4 этой книги, — это не тот источник, который питает истинные успехи.
Реальность. Помимо чисто практического преимущества ежедневников и календарей (даты ваших встреч, списки неотложных дел и т. д. всегда у вас перед глазами) существует еще и психологический фактор: написанная или напечатанная черным по белому информация календаря придает большую реальность задачам, целям, срокам. Чтобы во что-то поверить, человеку нужно это увидеть — на бумаге или на экране монитора. Планы, существующие только в мыслях, тоже можно выполнить, однако их очертания легко размываются. Если цели и сроки проекта вы держите в голове, над ними проще потерять контроль.
Изменения. Кроме того, составленные на бумаге или в компьютере планы легче менять в соответствии с ситуацией. Гибкий план проекта допускает изменения, не позволяя вам, однако, упускать из видуте задачи, которые вы сочли наиболее важными.
Принятие верных решений. В плане, который можно увидеть на бумаге или экране монитора, все ваши действия и события представлены в перспективе, а значит, вы избежите спонтанных реакций и непродуманных решений.
Защита. Реальный план — действенное орудие защиты вашего времени от людей, которым хотелось бы добавить вам работы. Если они могут увидеть то же, что и вы, на бумаге или экране монитора, вы получаете основание дня «интеллигентного отказа» менеджеру, коллеге или клиенту.
СТЕНОГРАФИЯ XXI ВЕКА
По сути, рабочее пространство, где все можно найти за минуту, — это чистота и ясность в вашем физическом мире, ведущая к чистоте и ясности в мире ваших мыслей. Той же цели служат и методы, облегчающие ввод информации в компьютер. Некоторые из этих способов вам наверняка знакомы, но вполне вероятно, вы не используете их по максимуму.
Автозамена. Во времена, когда еще не были изобретены компьютеры и устройства распознавания речи, профессиональные стенографисты использовали скоропись — систему символов, обозначающих более крупные текстовые блоки. Судебные репортеры и секретари-стенографисты до сих пор пользуются этой системой записи в протоколах судебных процессов.
В Microsoft Word имеется опция AutoCorrect — «автозамена» (или QuickCorrect — «быстрая замена» — в WordPerfect), которая позволяет и нам наравне со стенографистами ускорять процесс впечатывания текста. К примеру, введя всего лишь две буквы «кз», мы получаем на экране словосочетание из двух длинных слов: «кредиторская задолженность». Изначально опция автозамены предназначалась для исправления типичных опечаток, неизбежно возникающих при быстром наборе текста, однако в качестве «печатной стенографии» она гораздо эффективнее, поскольку существенно упрощает работу с клавиатурой. Набив руку и призвав на помощь ассоциативную память (вот вам еще один пример, где пригодится память, не загруженная визуальным хаосом и мыслями о предстоящих встречах), вы очень скоро будете пользоваться сотнями «стенографических значков», тем самым удвоив или даже утроив скорость набора текста .
Программа распознавания речи. Так называемый диктограф переводит устную речь в печатный компьютерный текст и оценивается нами как важное средство нашей методики. Во-первых, это прекрасная замена процессу печатания. Если ваша скорость работы на клавиатуре оставляет желать лучшего, масса времени тратится впустую, пока ваши пальцы отчаянно стремятся поспеть за вашими мыслями. Диктограф же, воспринимая и передавая текст со скоростью речи, позволит составить и отредактировать документ гораздо быстрее и качественнее.
Второе преимущество диктографа как средства управления временем касается его эргономичности. Поскольку клавиатура не нужна, ваше тело и мозг действуют в свободном режиме. Вы можете «писать», меряя шагами кабинет, глядя в потолок или в окно и даже усиленно работая педалями велотренажера. Руки и плечи не устают от работы с клавиатурой, спина не болит от сидячего положения, мышцы не затекают. Сознательная и подсознательная области вашего мозга также избавлены от перенапряжения, а глаза — от необходимости неотрывно смотреть на экран.
Отсюда заметное снижение общей усталости и ее частого спутника — стресса. Даже если вы печатаете со скоростью профессиональной машинистки, диктограф дает возможность отдыхать вашему телу, а значит, помогает свободному полету творческой мысли.
Программу распознавания речи, конечно, нужно сначала установить на ваш компьютер. Некоторое время уйдет на то, чтобы приспособить программу под характерный тембр вашего голоса и темп речи, а также желаемую громкость. (Низкий уровень звука и микрофон делают возможным использование диктографа даже если рядом работают другие люди.) Словом, определенное время вам потратить придется, но программа распознавания речи наряду со многими другими методами, описанными в этой книге, быстро докажет свою эффективность, повысит производительность и принесет удовлетворение от работы. Помимо всего прочего, программа распознавания речи обладает способностью учиться: запоминая характерные особенности вашей речи, она работает все чище и точнее, т. е. чем больше вы ею пользуетесь, тем лучше она становится.
Программа хороша не только дня создания романов. Согла-ситесь, как удобно надиктовать сразу три, четыре, а то и больше имейлов в один файл и воспользоваться мышкой лишь в самом
НАЙТИ ВСЕ ЗА MHHV1V 173
конце, чтобы вырезать каждое письмо и вставить в отдельный имейл .
КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР (КПК)
Мы уже упоминали о КПК (английская аббревиатура PDA — Personal Digital Assistant) как об одном из инструментов ведения календаря и списка контактов.
Однако наладонник способен на большее, поскольку его технические параметры позволяют использовать основные приложения, такие как Microsoft Word и Excel, не говоря уже о телефонной и электронной связи.
А это значит, что вы можете работать вне стен кабинета. Кафетерий, к примеру, — прекрасное место, где никто не отвлечет вас от выполнения кое-каких мелких задач на компьютере. Вы также можете работать с электронной почтой там, где вас застал новый имейл, и даже задержки поезда в пути или авиарейса не снизят вашей продуктивности. (Правда, подобный доступ к делам везде и всегда имеет и оборотную сторону, выражающуюся в работоголизме. Мы поговорим об этом в главе 15.)
КОНТРОЛЬНЫЕСПИСКИ
Вы когда-нибудь обнаруживали перед самой встречей, уже находясь в пути, что забыли нечто нужное? Не приходила ли вам в голову мысль: «Совершенно не помню, запер я дверь на замок или нет?» Не случалось ли вам, уже передавая проект клиенту, засомневаться, вставили ли туда крайне важный фрагмент? Если хоть раз такое с вами произошло, то вам знакомо и ужасное чувство: земля уходит из-под ног, сердце колотится, а все мысли только о том, как спасти положение. Пока вы пытаетесь придумать, что делать дальше, стресс усиливается, выключая из работы те самые области мозга, которые отвечают за действия в экстремальных ситуациях.
Несмотря на то что рутина повседневной жизни для каждого становится привычной, всегда есть вероятность что-нибудь упустить. Естественная тяга человека к стабильному ритму уве-личивает шансы того, что в какой-то момент вы о чем-нибудь забудете или увидите в ситуации то, что стремитесь увидеть, а не то, что происходит в реальности.
Эту человеческую слабость можно обратить в силу с помощью контрольных списков для событий, состоящих из последовательного ряда шагов (сборы в поездку, подготовка к совещанию, график работ над проектом), которые можно предсказать, распланировать и затем произвести шаг за шагом.
Контрольные списки помогают учесть все необходимое для успешного завершения проекта.
Контрольные списки избавляют вас от необходимости полагаться на краткосрочную память, которой, как мы уже убедились, фотографическая точность не свойственна.
Освобождая краткосрочную память от рутины, вы направляете энергию интеллекта на задачи творческие, стратегические, рентабельные.
Контрольные списки гарантируют соответствие действий и качества.
В свою очередь соответствие действий и качества открывает дорогу для передачи обязанностей менее квалифицирован-ному работнику, поскольку вы можете разложить свой опыт на доступные для вашего заместителя компоненты. Поручив работу другому человеку, вы можете направить собственную энергию и опыт на более ценную в материальном или дело-вом смысле работу.
Контрольные списки избавляют вас от стресса или чувства вины, неизбежных, когда вы забываете что-то очень важное.
Контрольные списки можно менять и уточнять после завершения каждого дела (процесс постоянного совершенствования), и со временем они будут становиться все лучше.
175
іАЙЇИ ВСЕ ЗА МИ
В каких жизненных ситуациях вам помогли бы контрольные списки?
Выходя из дому на работу, что вы должны непременно иметь при себе и что так легко забыть? Ключи от машины, солнечные очки, мобильный телефон? Сколько раз вам приходилось бегать по дому в поисках ключей или очков, которые куда-то запропастились?
Что нужно проверить в своей внешности, прежде чем выйти из дома, — прическу, одежду, украшения? А ведь в спешке так легко что-нибудь проглядеть, верно?
Перед встречей с новым клиентом, перед интервью, презентацией или обедом с деловым партнером вам также необходимо ответить на множество вопросов, чтобы предстать в наилучшем виде:
Точный адрес места события? Как проехать?
Есть ли рядом парковка и где именно?
Как зовут человека, с которым назначена встреча?
Его телефон?
К кому следует обратиться в случае отсутствия нужного человека?
По какому телефону позвонить в случае отсутствия нужного человека?
Нужно ли заранее заказывать пропуск? Не забыл ли я позвонить за два дня до встречи, чтобы подтвердить договоренность?
Сможет ли меня найти человек, если у него возникнут не-предвиденные обстоятельства или планы изменятся? Подготовил ли я все необходимое для встречи?
А дети?! Только представьте, насколько легче было бы собирать их в школьный автобус, если бы каждый из них не забывал то одно, то другое?
176
ГЛАВА II
Словом, на контрольные списки время стоит тратить и нужно всегда держать их под рукой. Они играют важнейшую роль в создании благоприятного имиджа и в достижении взаимопонимания, поскольку нацеливают интеллект на творчество, а не на рутину.
В этом отчасти заключается смысл I-образного обзора — в том, чтобы спросить себя: «В каких из сегодняшних событий я был не на высоте? Какие шаги необходимо добавить в будущем и что усовершенствовать в плане, чтобы я всюду приходил вовремя и со всем необходимым?»
ХАРИЗМА
Вспомните человека, которым вы восхищаетесь, например Мартина Лютера Кинга или Нельсона Манделу, ка- кого-нибудь актера или известного бизнесмена. Спросите себя, что именно в этом человеке вас восхищает? Внешность, приятные манеры, чувство собственного достоинства, уверенность в себе, проницательность? Все это вписывается в одно понятие: харизма. Выглядеть всегда безупречно, жить на уровне, недостижимом для обычного смертного, — это дело знаменитостей. Это идеал, конечный продукт денег, власти, влияния. И тем не менее не только vip-персонам это доступно. Методы нашей книги, втом числе и... да-да, втом числе и такая мелочь, как контрольные списки, гарантируютлюбому, кто их воплотит в жизнь, такую же уверенность в себе и проницательность. Методика нашей книги — путь к харизме, которой обладают наши кумиры.
РЕГИСТРИРУЙТЕ АБСОЛЮТНО ВСЕ
Разум человека — изумительный инструмент с феноменальными способностями долговременной памяти и творческой мысли. Однако мелкие, сиюминутные детали, если они существуют исключительно в кратковременной памяти, не имеют шанса заНАЙТИ ВСЕ ЗА W1HHYTV 1//
держаться. Уже доказано, что кратковременная память способ-на хранить максимум до семи моментов. Следовательно, если на сегодня у вас запланировано более семи дел или в магазине вам нужно купить более семи предметов, вероятнее всего, вы что-то упустите, если, конечно, не составите список.
Самая крепкая память все же слабее самых бледных чернил, а потому — записывайте! В этих словах заключен огромный смысл. Делать записи полезно всегда — на совещании, во время интервью или сразу же по окончании любого мероприятия. Всякий раз, когда вы пытаетесь вспомнить факт, который могли записать, но не сделали этого, вы теряете время и возможности.
Диктофоны. Диктофоны — недорогие и компактные устройства. В некоторых мобильных телефонах и КПК имеется функция записи речи, и почти каждый из нас пользуется голосовой почтой или домашним автоответчиком. Таким образом, где бы вы ни находились, у вас есть доступ к тому или иному средству регистрации мыслей, идей, списков, которые будут сохранены и к которым вы обратитесь, когда сочтете нужным.
Журнал звонков. В журнале звонков должны храниться детали каждого вашего звонка. Для этой цели подойдет обычный документ Microsoft Word или WordPerfect, где каждая запись содержит имя абонента, дату и время звонка. Это не только помогает ориентироваться в море звонков, которые вы делаете и на которые отвечаете, но и облегчает другие задачи. К примеру, если нужно вспомнить, когда вам звонила Мэри Джонс, когда вы звонили ей, достаточно выбрать «найти» в меню «правка», чтобы увидеть всю хронологию вашего телефонного общения.
Журнал проектов. Понятно, что здесь регистрируются все проекты и клиенты. Если у вас уже есть журнал звонков, дополнительной работы потребуется минимум: просто скопируйте и вставьте в журнал проектов записи из журнала звонков, относящиеся к людям, задействованным в проекте,
12-59411 и добавьте заметки относительно встреч, предпринятых шагов и хода работ.
• Пользуйтесь плодами творческой мысли. Нам ежедневно приходят в голову блестящие мысли и идеи, способные принести изумительные результаты. Но очень часто эти мысли бесследно исчезают, потому что наша краткосрочная память заполнена.
Представляете, насколько выгодно, как только удачная мысль при-шла вам в голову, записать ее — на диктофон, в КПК или на листок бумаги, чтобы открыть дорогу новым мыслям и идеям.
БАЗАЗНАНИЙ
Мы должны не только помнить имена и события, но также накапливать и использовать знания, которые получаем в течение жизни. Для некоторых специалистов постоянное обучение — часть работы, и каждый год миллионы людей заканчивают курсы повышения квалификации, чтобы расширить свои знания и опыт. Кроме того, мы читаем книги, изучаем на работе информационные бюллетени, смотрим новости по телевизору. Проблема в том, что информационный поток так плотен, что большая часть узнанного тут же забывается. Правило 80:20 снова в действии. 20% фактов запомнится и станет частью ваших знаний. Остальное таится где-то поблизости, но вне пре-делов кратковременной памяти, т. е. воспользоваться этими сведениями вам не удастся. Книга, которую вы держите в руках, вооружит вас методикой, позволяющей добиться, чтобы ничто не проходило мимо нас — ни имена, ни события, ни уж, конечно, знания; и концепция рабочего пространства, где все можно найти за минуту, предполагает и возможность все вспомнить за минуту. Вот почему вам необходима собственная база знаний.
База знаний — это ваша личная энциклопедия фактов и советов, собранных из книг, информационных бюллетеней, статей и дайджестов, рассортированных по категориям дня удобства пользования. Как правило, в любой публикации найдутся один- два момента озарения — те самые, вокруг которых строится ста-тья. Вот они-то и должны попасть в базу знаний.
Самый подходящий формат для вашей базы знаний — обычный документ в Microsoft Word или WordPerfect. Поскольку электронные документы могут состоять из сотен страниц, места вам хватит — ваша база знаний будет расти вместе с вами. Отведите по разделу на каждую область знаний, когда встретите интересную мысль в статье, откройте свою базу знаний и внесите в соответствующий раздел цитату и название источника .
Добавив закладку на любую страницу или в раздел базы знаний, вы создадите на первой странице таблицу ссылок (ог-лавление) и в дальнейшем, если вам понадобится добавить запись в раздел «Лидеры», просто щелкните мышкой по слову «лидеры» в оглавлении и попадете в нужный раздел.
Если к цитате, которую вы записываете, можно в будущем добавить какую-либо информацию, скажем, из Интернета, или же вы хотите включить имейл автора, эти моменты можно отметить как часть данного параграфа, чтобы обеспечить в дальнейшем быстрое пополнение параграфа.
База знаний может даже путешествовать вместе с вами — в КПК, на CD, так что богатая коллекция фактов всегда будет у вас под рукой.
Пополнять базу знаний удобнее всего на этапе 1-образного обзора в конце рабочего дня. Помните, что это время зарезервировано для постоянного совершенствования, а ведь именно этой цели и служит база знаний. В течение дня откладывайте интересные статьи, выделяйте лучшие строки, копируйте отрывки из новостей он-лайн и имейлов (вместе с адресами) и возвращайтесь к работе с ними во время 1-об- разного обзора.
Лучший путь совершенствования — прочитывать одну страницу или один раздел базы знаний в день, каждый день. Воз* Советы по созданию собственной базы знаний, в том числе использо-ванию закладок и пр., вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com
180 ГЛАВА 1 T
можно, стоит даже сделать пометку, чтобы ваш календарь
ежедневно напоминал вам об этом.
Услышав о необходимости базы знаний, люди часто говорят: «Нет у меня ни времени, ни самодисциплины, чтобы все это читать, сортировать, а потом еще и запоминать». Что ж... Если что-то для вас очень важно — время найдется. А в случае с базой знаний просто подумайте о ее ценности. Знания — это сила. Каждый упущенный вами факт, идея, концепция — это упущенная возможность. Каждый факт, который вы удержите в памяти, чтобы в нужный момент им воспользоваться, — это лишняя стрела в вашем колчане. Универсальная база знаний — ваш могущественный союзник.
<< | >>
Источник: СТИВ ПРЕНТИС. ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ТДЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. 2О07

Еще по теме ГЛАВА 1 1ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ:

  1. ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ
  2. ГЛАВА 12. Оказание влияния в переговорах и продажах (продвинутая глава)
  3. Глава 8. Глава государства в зарубежных странах.
  4. ГЛАВА 4
  5. Глава 1
  6. Глава 2
  7. Глава 3
  8. Глава 4
  9. Глава 5
  10. Глава 6
  11. Глава 7
  12. Глава 8
  13. Глава 9