загрузка...

УТРАТИЛ КОНТРОЛЬ! КАТАСТРОФА!


Согласитесь, с вами такое не раз бывало: вас представляют человеку, вы с ним знакомитесь — и уже через пять минут не можете вспомнить его имя. Вас захватили врасплох, вы потеряли контроль, попали в «бесконтрольную зону». А все потому, что процедура знакомства требует столькодвижений — рукопожатие, улыбка, соответствую- щая поза и т. д., что на них уходит все наше внимание, и дополнительная информация (имя нового знакомого) скользит по поверхности нашей памяти, словно камешек по озерной глади. Словом, вы потеряли контроль.
Решение проблемы в том, чтобы изменить подход. Предупредите нежелательную реакцию. Подавая руку для знакомства, напомните себе, что сейчас необходимо включить память. Ваши действия пусть остаются прежними, не нужно усиленно сжимать и трясти ладонь нового знакомого. Вы всего лишь подготовите платформу для сле-дующих двух-трех секунд общения.
Услышав имя человека, мысленно повторите его и воспользуйтесь ассоциативной памятью, привязав это имя к образной картинке. Может, ваш новый знакомый на-поминает кинозвезду? Или одноклассника? Собеседнику о ваших ассоциациях знать, конечно, ни к чему; они останутся при вас, но помогут сохранить в памяти новое имя.
Соль урока не в самом трюке с ассоциативной памятью, а в том, чтобы не забыть им вовремя воспользоваться. В этом случае вы обретаете контроль, а ведь это именно то, чего мы добиваемся.
Если сегодня на основе прошлого опыта вы оцените, сколько времени в день у вас отнимают предсказуемые события, то сможете достаточно точно назвать количество часов, которое следует отводить на них ежедневно в будущем. Вам ведь точно известно, что без звонков, имейлов и деловых встреч в следующий понедельник не обойтись, так почему бы заранее не отвести для них время? Высчитывать вплоть до минут вам ни к чему, стоит отнестись к этому, как к расчету семейного бюджета: прежде чем позволить себе покупки, необходимо оценить свои доходы. Итак, допустим, что в данный конкретный день:
вы звоните сами и отвечаете на десять телефонных звонков;
один телефонный разговор отнял в среднем шесть минут; два телефонных разговора в день часто длятся дольше остальных — до пятнадцати минут;
общая продолжительность всех телефонных разговоров составляет полтора часа;
вы пишете и читаете двадцать имейлов;
на каждый имейл уходит примерно пять минут;
на всю электронную почту уходит сто минут;
вы приняли участие в двух деловых встречах;
официальная встреча длилась примерно шестьдесят минут;
неформальная встреча длилась примерно пятнадцать минут;
общая продолжительностью встреч составила один час с четвертью.
РАБОЧИЙ ДЕНЬ

3.4. Среднее количество времени, которое вы должны отвести предскозуемые событий рабочего дня
Допустим также, что ваш рабочий день длится девять часов, с 8.00 до 17.00. Что ж, в таком случае четыре с половиной часа придется отвести на электронку, звонки и встречи.
«Да, но я ведь не могу с уверенностью сказать, — возразите вы, — что потрачу на телефонные разговоры ровно столько минут, сколько запланировано.
У меня масса дел, никакой законо-мерности и быть не может!»
На что я отвечу: «А вы вспомните, как прошел вчерашний день, позавчерашний и т. д.?» Скорее всего, вы согласитесь, что определенная закономерность все же существует. Увидеть эту закономерность со всей ясностью мешает тот факт, что пред-сказуемые события происходят в течение дня хаотично. Определив обе категории событий, предсказуемых и ожидаемых, вы приступаете к следующей задаче — организовать их в более удобной для вас последовательности, а главным вашим орудием станет сила влияния.
Ожидаемые события
Всегда ожидайте неожиданного. Задачи данной категории являются как гром среди ясного неба и сводят на нет все ваши четкие планы. Большинство людей называют их кризисом, и именно из-за таких событий не работают все прочие системы управления временем. Легко планировать то, к чему вы готовы, а как насчет того, что предвидеть невозможно? Моя точка зрения такова: если событие время от времени происходит и вполне может произойти снова — к нему следует относиться не как к кризису, а как к ожидаемому событию. Это важно, поскольку событие ожидаемое, пусть даже нежеланное, можно учесть в плане рабочего дня, а вот событие, которого мы опасаемся, но надеемся, что оно не произойдет, остается за рамками плана. О нем просто забывают, пока не столкнутся лоб в лоб, т. е. когда уже поздно.
Примером того, что другие называют кризисом, а я называю ожидаемыми событиями, может послужить следующее: от вашего шефа неожиданно свалилось новое задание; коллега не вышел на работу по причине болезни; недовольный клиент предъявил претензии, покупатель вернул бракованный товар;
из головного офиса внезапно нагрянула администрация. Подобные события случались и раньше и при всей их нежелательности, скорее всего, будут происходить и впредь. Вы не в силах предугадать, когда они произойдут, но по опыту знаете, что ког- да-нибудь все же произойдут, что в терминах оптимизации времени означает разумную оценку и прием планирования.
Важно помнить вот что: определяя и планируя предсказуемые события рабочего дня (о которых мы уже поговорили), как и события ожидаемые, вы вовсе не взваливаете лишнюю нагрузку на свои плечи. Напротив, вы реально смотрите на вещи и производите сортировку многочисленных задач рабочего дня, которые обычно так спутанны, что выглядят одним сплошным клубком. Вместо того чтобы реагировать на них по мере их появления, вы заранее отводите время для каждой задачи, в результате чего они становятся частью вашего плана. Это и значит — держать все под контролем.
РАБОЧИЙ ДЕНЬ

Рис. 3.5. Вот что вы получите, включив а план ожидаемые события
56 ГПА&А З
<< | >>
Источник: СТИВ ПРЕНТИС. ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ТДЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. 2О07

Еще по теме УТРАТИЛ КОНТРОЛЬ! КАТАСТРОФА!:

  1. СОЦИАЛЬНАЯ КАТАСТРОФА
  2. СОЦИАЛЬНАЯ КАТАСТРОФА
  3. СОЦИАЛЬНАЯ КАТАСТРОФА
  4. 55. УСЛОВИЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИЙ ГРАЖДАНАМ, ПОСТРАДАВШИМ В РЕЗУЛЬТАТЕ РАДИАЦИОННЫХ ИЛИ ТЕХНОГЕННЫХ КАТАСТРОФ, И ЧЛЕНАМ ИХ СЕМЕЙ
  5. Заявление об утрате паспорта
  6. 1.1.6. Увольнение в связи с утратой доверия
  7. 7.1.Ответственность за утрату документов в результате пожара
  8. 77. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТЕПЕНИ УТРАТЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ТРУДОСПОСОБНОСТИ
  9. 7.3. Ответственность за утрату документов и неведение бухгалтерского учета
  10. 2.5. Порядок определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, порчей, недостачей
  11. 21.1. Налоговый контроль в системе государственного финансового контроля
  12. Статья 25. О признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации
  13. § 2. Формы и видыгосударственного и муниципального финансового контроля.Органы, осуществляющие финансовый контроль
  14. Глава 10. ТАМОЖЕННЫЙ КОНТРОЛЬ. 10.1. Понятие и общие положения таможенного контроля